Self-Service-Onboarding · Schritt für Schritt

Der Wizard läuft beim ersten Login automatisch los. Er besteht aus acht Schritten, ein KI-Side-Panel begleitet jeden Schritt mit Vorschlägen. Schritte können jederzeit gespeichert und später fortgesetzt werden — das Restaurant geht erst „live”, wenn ihr im letzten Schritt aktiv zustimmt.

Wer lieber begleitet einsteigen möchte: das Hey-Gastroline-Team macht den Wizard mit euch in einer 30-Min-Schalte. Start-Bonus bis 31.07.2026 — Self-Service-Migration kostet 0 €, persönlich begleiteter Start kostenlos für die ersten 100 Restaurants.

---

Schritt 1 · Willkommen und Grundlagen (5 Min)

• Zeitzone auswählen (Default Europe/Berlin, 15 europäische Optionen). Pflicht.
• Stammdaten: Restaurant-Name, Adresse, Betriebsart (Restaurant / Bar / Café), Kontakt-E-Mail, Telefon-Nummer.
• Überblick über die kommenden Schritte.

Tipp: die Adresse erscheint auf Bestätigungs-SMS und in der Routenführung des Widgets — also einmal sauber eintragen.

Schritt 2 · Öffnungszeiten (5 Min)

• Wochentag-Raster Mo–So mit Öffnungs- und Schließzeiten.
• Pausen-Konfiguration (Default 90 Min Mittagsschnitt, einfach ausschaltbar).
• Letzte Buchungszeit pro Tag (z. B. 21:00 → keine neuen Online-Buchungen nach 21:00).
• Sondertage und Feiertage optional (Betriebsurlaub, Silvester etc.).

Pflicht: mindestens ein offener Tag. Defaults sind 11:00–22:00 für die ganze Woche.

Schritt 3 · Tischverwaltung (5 Min)

• Tischanzahl, Tisch-Namen, Min-/Max-Kapazitäten.
• Bereiche/Zonen-Zuordnung (Innen, Außen, Bar, VIP).
• Grundriss-Koordinaten optional — ihr könnt den visuellen Restaurantplan später bauen.

Pflicht: mindestens ein Tisch. Default-Vorlagen: T1 (1–2), T2 (1–4), T3 (2–6).

Tipp: bei Außenbereich einen eigenen Bereich anlegen — dann kann der Online-Buchungs-Kunde gezielt „Terrasse” wählen.

Schritt 4 · Buchungseinstellungen (5 Min)

• Vorlaufzeit: wie weit im Voraus muss eine Buchung eingehen (in Stunden / Minuten).
• Buchungsreichweite: wie weit in die Zukunft können Gäste buchen (Tage).
• Standard-Buchungsdauer in Minuten.
• Tisch-Puffer zwischen Buchungen (Reinigungs- / Resetzeit).
• Online-Buchung an/aus.
• Same-Day-Buchung an/aus.
• Hochlast-Modus: max. Buchungen pro Slot für Silvester / Muttertag / Valentinstag (optional).

Alle Werte haben sinnvolle Defaults — direkt durchklicken geht. Feinjustierung kommt typischerweise nach den ersten Wochen.

Schritt 5 · Kommunikation (10 Min)

• SMS-Bestätigung sofort nach Buchung an/aus.
• 24-h-Reminder vor dem Termin an/aus.
• Feedback-Anfrage nach dem Besuch an/aus.
• Rebooking-SMS-Vorlage (Wiedereinladung an inaktive Stammgäste, läuft als täglicher Cron um 10:00 Uhr).
• E-Mail-Templates mit Placeholders, Vorschau-Funktion, Branding-/Fußzeilen-Anpassung.

Defaults aktiv, kein Pflichtfeld. Wer die E-Mail-Templates anpasst, kann seine Restaurant-Logo-URL hinterlegen — wird in jeder Mail eingebunden.

Schritt 6 · KI-Telefonassistent (optional, DSGVO-Gate)

• DSGVO-Zustimmung explizit erforderlich (Art. 7 DSGVO). Ohne Häkchen bleibt die KI-Telefonassistent-Konfiguration gesperrt.
• KI-Persona einstellen (Tonalität, Begrüßungstext).
• Verhaltens-Schalter je Restaurant individuell:
  • Stammgast-Wiedererkennung
  • Wiederholbestellung-Vorschlag
  • Beschwerde-Handoff an Mensch
  • Unsicherheits-Handoff (KI versteht nicht → an euch weiter)
  • Name-Verifikation
• Telefon-Anschluss: eure Handoff-Nummer für Sonderfälle.
• Aufbewahrungsfrist der Transkripte konfigurierbar.

Kein Pflichtschritt, weil der KI-Telefonassistent ein Add-on ist. Wer ihn später aktiviert, läuft denselben Schritt zu einem späteren Zeitpunkt einfach nach.

Schritt 7 · Online-Kanäle (15 Min)

• Buchungs-Widget: Primärfarbe wählen, Sprache (10 Sprachen verfügbar: de, en, tr, fr, es, it, nl, pl, ru, ar).
• iframe-Embed-Code wird automatisch generiert — Copy-Paste in eure Website. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für WordPress, Wix, Squarespace und selbstgebaute Sites steht im Kapitel „Buchungs-Widget einbauen”.
• Restaurant-Webseite konfigurieren (8 Layouts) — optional, falls ihr keine eigene Webseite habt.
• Digitale Speisekarte hochladen — Voraussetzung für den Menu-Concierge-Add-on.
• Online-Bestellungen aktivieren — Take-away, Lieferung, Voice-Order — pro Modus eigene Konfiguration (Mindest-Bestellwert, Lieferzonen, Liefergebühren).

Pflicht nur, wenn ihr in Schritt 4 die Online-Buchung aktiviert habt — dann muss mindestens das Widget aktiv sein.

Schritt 8 · Abschluss und Tour-Start

• Zusammenfassung aller Eingaben.
• DSGVO-Audit-Log wird persistiert.
• Optional: automatische 18-Schritt-Systemtour durch das Dashboard. Sie zeigt euch jeden Bildschirm direkt vor Ort, in sieben Sektionen: Tagesbetrieb, Gäste, Analyse, Einrichtung, Online-Präsenz, Add-ons, Verwaltung.
• Übergang zum Dashboard — euer Restaurant ist live.

---

Was nach dem Wizard noch fehlt

Diese Schritte sind nicht Teil des Wizards, aber für viele Restaurants relevant:

• Historische Buchungen importieren (CSV aus Quandoo / OpenTable / Excel) — separate Funktion unter „Verwaltung → Import”.
• Stripe-Connect verbinden für No-Show-Schutz mit Kreditkarten-Vorautorisierung. Schritt-für-Schritt-Anleitung im Kapitel „No-Show-Schutz aktivieren”.
• Team-Accounts anlegen, falls mehrere Mitarbeitende Zugriff brauchen.

Wo Self-Service typischerweise stockt

In frühen Restaurant-Gesprächen sehen wir drei Stellen, an denen Restaurants häufig kurz innehalten — und wo unser persönlich begleiteter Start den Unterschied macht:

1. Tischplan mit Bereichen und Wänden — die Drag-Editor-Logik ist intuitiv, aber das erste Layout dauert. Wir machen das in 20 Minuten mit euch zusammen.
2. Persona-Tuning beim KI-Telefonassistenten — wenige Restaurants haben eine klare „Stimme” für ihre KI im Kopf. Wir helfen in der Demo.
3. Allergen-Mapping in der digitalen Speisekarte — Voraussetzung für sauberen Menu-Concierge. Format-Mapping ist nicht schwer, aber zeitintensiv.

Wenn ihr an einer dieser Stellen länger als 15 Minuten hängt: meldet euch beim Hey-Gastroline-Team. Wir kommen im Rahmen des Start-Bonus kostenlos kurz dazu.