Hey-Gastroline bündelt die wichtigsten Abläufe im selben Dashboard:
Online-Buchungen, Telefonreservierungen, Gästeprofile
und Tischlogik. Einige Add-ons werden beim Start bewusst begleitet
aktiviert, damit das Setup zum Restaurant passt.
Warum Hey-Gastroline als Gesamtsystem mehr ist als die Summe seiner Module.
Was ein integriertes System euch gibt, was eine Kombination aus Reservierungs-Plattform und extern angebundenem Telefon-Tool nicht kann.
KI-Telefonassistent nativ
Eine Engine für Reservierung + Telefon — kein zweites System.
Hey-Gastroline hat den KI-Telefonassistenten direkt eingebaut: jeder Anruf wird direkt angenommen, prüft Verfügbarkeit im selben Dashboard und trägt die Buchung sofort ein. Andere Anbieter müssen externe Telefon-Dienste integrieren — zwei Verträge, zwei Logins, zwei Rechnungen.
DEHosting & Support
Server in Nürnberg, Support auf Deutsch, kein US-Konzern dahinter.
IONOS-Hosting in Deutschland, DSGVO-konform, kein Datentransfer in die USA. Hey-Gastroline gehört der Hey Listen Technologies UG — nicht TripAdvisor, Booking, DoorDash oder einem Wachstumsfonds.
0 €Keine Provision
0 € pro Gast, 0 € pro Buchung — Fixpreis statt Provisionsmodell.
Jede Reservierung über Hey-Gastroline kostet euch gleich viel: nämlich nichts pro Gast. Im DACH-Schnitt eine Ersparnis von 200–1.500 € pro Monat gegenüber den klassischen Plattformen.
Schutz vor No-Shows
Stripe-Vorautorisierung + SMS-Erinnerung als kombiniertes Paket.
Gäste mit dokumentierter No-Show-Historie können ab einem einstellbaren Risk-Score-Schwellwert automatisch eine Kreditkarten-Vorautorisierung bekommen. Neue Gäste starten neutral; unauffällige Stammgäste bleiben unbehelligt. Plus: automatische SMS-Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin mit One-Click-Bestätigung. Senkt die No-Show-Rate spürbar, ohne extra Aufwand für euer Team.
48-Stunden-Migration
CSV-Import, Tischplan, Widget, Team-Schulung — kostenlos für die ersten 100 Restaurants.
Datenmigration aus dem Quandoo-Export, Aufbau des digitalen Tischplans, Widget-Einbau auf eurer Website, 90-Minuten-Schulung für euer Service-Team. Ihr lauft an Tag 3 live. Für die ersten 100 Restaurants: 0 €.
Datenhoheit
Eure Gäste-Daten gehören euch — CSV-Export jederzeit, kein Lock-in.
Anders als bei Quandoo/OpenTable/TheFork: ihr habt jederzeit vollen Zugriff auf eure Gäste-Profile, Notizen, Historien. Monatlich kündbar, beim Austritt CSV-Export von allem in 30 Sekunden.
Direkter Draht
Ihr sprecht mit dem Team, das Hey-Gastroline baut — nicht mit einem Ticket-System.
Telefon, E-Mail — Antwort innerhalb von 24 Stunden, in der Regel viel schneller. Wenn ihr ein Feature braucht, könnt ihr es direkt vorschlagen und seht es oft schon im nächsten Release.
Menu-Concierge
KI berät zu eurer Speisekarte — bestellt auf Wunsch auch.
Der Menu-Concierge kennt jedes Gericht, jedes Allergen und jede Diät-Info in eurer Karte — und erklärt sie über Telefon oder die QR-Speisekarte. Optional nimmt er auch die Bestellung auf. Die KI antwortet nur auf Basis eurer echten Speisekarte und erfindet keine Gerichte. Plus: integriertes Bestell- und Liefersystem mit Bewertungs-Flow. Quandoo, OpenTable und Resos sind reine Reservierungs-Tools — wir sind die Plattform für den ganzen Restaurantbetrieb.
Funktionsdetails
Alle Funktionen im Detail, ohne Tool-Wechsel und ohne Insellösungen.
Hier seht ihr, wie die einzelnen Bausteine zusammenarbeiten: Buchungslogik,
KI-Telefonassistent, No-Show-Schutz, Warteliste, Rebooking, Gästeprofile,
DSGVO-by-Design und Integrationen.
Echtzeit-Übersicht über alle eingehenden Reservierungen — egal ob Widget, Telefon, KI-Telefonassistent oder Walk-In
Tischplan mit Drag & Drop: Buchungen per Maus verschieben, Tische tauschen, Zeiten anpassen
Gantt-Ansicht für Tablet/Mobile mit automatischer Zeitachse und NOW-Indikator
Desktop-Ansicht: Tische als Spalten, Zeiten als Zeilen — Buchungen als farbige Karten
Mobile/Tablet: Horizontale Gantt-Ansicht — jede Tischreihe zeigt den gesamten Tagesablauf
Drag & Drop: Buchung einfach in andere Tisch-Spalte ziehen, System prüft Konflikte automatisch
Resize-Handle: Buchungsdauer per Maus verlängern oder verkürzen
Farb-Codierung nach Status: Bestätigt (Grün) · Am Tisch (Violett) · Fertig (Blau) · No-Show (Rot)
NOW-Linie: Aktueller Zeitpunkt wird als rote Linie im Tischplan angezeigt
Echtzeit-Updates via WebSocket — kein manueller Refresh. Läuft auf allen Browsern ohne App-Installation.
Die KI nimmt Anrufe direkt entgegen — auch wenn das Restaurant voll, geschlossen oder das Team beschäftigt ist
Versteht ganze Sätze: Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Sonderwünsche — und bestätigt die Buchung sofort
Trägt jede Buchung direkt ins Dashboard ein — kein manueller Übertrag, keine Fehler
Anruf kommt rein → KI meldet sich direkt mit eurem Restaurantnamen
Gast sagt: 'Ich hätte gern einen Tisch für vier Personen am Samstag um halb neun' — die KI versteht alles auf einmal
KI prüft Verfügbarkeit in Echtzeit und bestätigt: 'Perfekt, ich buche das für Sie'
Sonderwünsche werden erkannt: Allergien, Geburtstage, ruhige Tische
Bei Unklarheiten leitet die KI an euer Team weiter — kein Improvisieren
Buchung erscheint sofort im Dashboard mit Quelle 'KI-Telefonassistent'
Eigenentwicklung speziell für Gastronomie — live-Zugriff auf euren Tischplan, eure Verfügbarkeiten und Gäste-Historie. Mehrere Behavior-Schalter pro Restaurant (Stammgast-Wiedererkennung, Übergabe bei Unsicherheit, Beschwerde-Handoff). Details zu Sprach-Anbietern und Modellen in der Datenschutzerklärung.
Online-Bestellwidget für Take-away und Lieferung — direkt eingebunden in eure Webseite oder QR-Speisekarte
Eigene Fahreransicht mit Liefergebiet, Liefergebühren und Live-Status — kein zusätzliches Tool für die Logistik
KI-Telefonassistent Bestellungen: Gast bestellt am Telefon, KI prüft Menü, baut Warenkorb, schreibt Bestellstatus zurück
Bestellwidget eingebunden in QR-Speisekarte oder Restaurant-Webseite — im selben System, kein externer Marktplatz
Abholzeit-Slots: Gast wählt das gewünschte Abhol-Fenster — Küchen-Auslastung wird live geprüft
Küchenansicht im Dashboard: alle aktiven Bestellungen sortiert nach Abholzeit, mit Status (eingegangen / in Arbeit / fertig)
Zahlungsarten: Karte/Apple Pay/Google Pay via Stripe — abgerechnet wie eure Reservierungs-Extras
Provisionsfrei — keine Liefergebühr-Margen-Abzweigung wie bei Lieferando oder Wolt
Online-Bestellungen, Lieferung und Voice-Order werden separat gebucht und kombiniert. Stripe Connect-Optional bei Multi-Standort-Setup für getrennte Auszahlungen.
Warteliste: bei Stornierung bekommt der erste passende Wartelisten-Gast (FIFO) eine SMS mit Direkt-Buchungs-Link
Rebooking-Engine: täglich gehen persönliche Wiedereinladungen an inaktive Stammgäste raus — jeder Gast bekommt seine eigene SMS
Beide Mechanismen sind getrennte Codepfade mit getrennten Rechtsgrundlagen (Vertragsanbahnung vs. Marketing-Consent)
Stornierung trifft ein → System prüft sofort die Warteliste auf passende Gruppen-Größe und Zeit-Slot
Genau ein Gast wird ausgewählt — standardmäßig nach FIFO (Eintragungs-Reihenfolge)
Optional KI-Priorisierung: Stammgäste mit 0 No-Shows zuerst
Ausgewählter Gast bekommt eine SMS mit Direkt-Buchungs-Link und Wartefrist (konfigurierbar pro Restaurant)
Reagiert er nicht innerhalb der Frist, läuft der Lease ab und der nächste FIFO-Gast wird angeschrieben
Es gibt KEIN paralleles Anschreiben an mehrere Gäste, kein „Top-3-Race"
Codepfade getrennt: Warteliste in `services/waitlistNotification.ts`, Rebooking-Engine in `jobs/rebookingEngine.ts`. Gemeinsam nur der SMS-Sender. Rechtsgrundlagen unterschiedlich — Warteliste = Vertragsanbahnung, Rebooking = Marketing-Consent.
2 Zeilen HTML-Code auf eure Website kopieren — Widget ist live. Keine Plugins, keine Komplexität
Null Provision pro Buchung — egal ob 100 oder 10.000 Buchungen im Monat
Widget-Code: 2 Zeilen HTML, auf jede Website kopierbar (WordPress, Wix, eigene Seite, etc.)
Keine App-Installation, kein Plugin, kein Shop-Zugang nötig
HTTPS-Embed: funktioniert auch auf Websites ohne spezielle Technik-Kenntnisse
Google Reservations: Widget verbindet automatisch mit 'Jetzt reservieren' Button in Google Maps
Instagram Reservations: Button in eurem Instagram-Profil direkt zum Widget
Test-Modus: Widget erst intern testen, dann live schalten
Widget ist iFrame-basiert und hat keine Abhängigkeiten zu externen JS-Bibliotheken. Lädt unter 200ms. WCAG 2.1 AA konform.
Jeder Gast bekommt einen Risk-Score (0–100), der ausschließlich auf dokumentierter No-Show-Historie basiert
Ab einem einstellbaren Schwellwert (Standard 70/100) wird automatisch eine Stripe-Vorautorisierung angefordert
Der Betrag wird nur gesperrt, nicht abgebucht — Abbuchung erst bei tatsächlichem No-Show
No-Show-Anzahl: wie oft ist der Gast schon nicht erschienen (bis 60 Punkte)
No-Show-Rate: Anteil an Gesamtbesuchen (bis 30 Punkte)
Stornoraten und kurzfristige Umbuchungen fließen mit kleinem Gewicht ein
Stammgast-Bonus: ≥10 Besuche bei No-Show-Rate < 20 % → −10 Punkte
Keine automatische Konservativ-Einstufung ohne dokumentierte No-Show-Historie
Was NICHT in den Score einfließt: Gruppen-Größe, Vorlaufzeit, Buchungs-Kanal, demografische Daten
Stripe-Integration optional, pro Restaurant aktivierbar. PCI-DSS-Compliance durch Stripe. Keine Kreditkartendaten auf Hey-Gastroline-Servern. Pre-Auth-Pfad nutzt den deterministischen Basis-Score (nicht den LLM-verfeinerten), weil Geld-/Kreditkarten-Pflichten auditierbar bleiben müssen.
QR-Code-Menü auf jedem Smartphone — kein App-Download, kein Druck, kein Papier mehr
KI-Import: PDF oder Foto eurer aktuellen Karte hochladen — Gerichte, Preise, Allergene werden automatisch erkannt
KI Menü-Concierge: Gäste fragen 'Hast du was Veganes mit Pasta?' und bekommen passende Empfehlungen mit Wein-Pairing
Visueller Editor im Dashboard: Kategorien, Gerichte, Beschreibungen, Preise — ohne Programmierkenntnisse
KI-Import aus PDF oder Foto: Gerichte, Preise und Allergene werden in unter 5 Minuten extrahiert
PDF-Upload als Fallback: Bestehendes PDF-Menü hochladen und sofort per QR einbinden
Tageskarte separat pflegbar: wird automatisch nach oben priorisiert
Allergen-Kennzeichnung: EU-VO 1169/2011 konform, mit Icon-Symbolen je Gericht — KI schlägt vor, ihr bestätigt
Menü auf Deutsch gepflegt; mehrsprachige Gäste-Ansprache primär über das Reservierungs-Widget
Fotogalerie pro Gericht: optional — erhöht Klickrate und Bestellwert
Menü lädt in unter 1 Sekunde, auch bei schlechtem WLAN. Funktioniert offline nach erstem Laden. DSGVO-konform: kein Tracking ohne Consent.
Nach jedem Besuch geht automatisch eine SMS mit Bewertungslink raus — Timing und Text vollständig anpassbar
Smart Review Redirect: Gast vergibt zuerst Sterne, ab 4★ geht's auf Google, unter 4★ landet das Feedback intern bei euch
Importe aus Google, Yelp, TripAdvisor, OpenTable, Quandoo — plus CSV und internes Feedback im selben Dashboard
Gast verlässt Tisch → Status 'Fertig' gesetzt → SMS-Timing startet (konfigurierbar: 30 Min bis 4h)
SMS: 'Wie war Ihr Abend bei uns? [Link zur Vorab-Bewertung]'
Keine Bewertungsanfrage bei No-Show, Stornierung oder fehlendem SMS-Consent
Follow-up: optionale Erinnerung nach 48h falls kein Feedback eingegangen
Bewertungsanfragen werden in der Browser-Sprache des Gastes verschickt
Review-Anfragen nur an Gäste mit gültigem SMS-Opt-in. Keine Fake-Review-Generierung. Vollständig DSGVO-konform nach ePrivacy-Richtlinie.
Tages-Briefing per E-Mail oder SMS: was war gestern Abend, was kommt heute — inklusive Umsatz-Vergleich zur Vorwoche
Revenue Analytics: Extras-Erlöse, Auslastung pro Tisch, Umsatz pro Buchungs-Kanal
Heatmap, Channel-Mix, Gäste-Loyalität — alles in Echtzeit verfügbar, ohne nächtliche Batch-Jobs
Jeden Morgen automatische Zusammenfassung per E-Mail oder SMS — Sendezeit konfigurierbar (z.B. 9:00 Uhr)
Inhalt: gestriger Umsatz, Auslastung, Highlights des Service (No-Shows, Top-Gäste, Sonderwünsche)
Heute kommt: Anzahl Buchungen, große Gruppen, Geburtstage, allergie-relevante Buchungen
Revenue Analytics: Extras-Erlöse, Take-away-Umsatz, durchschnittlicher Tischertrag im Vergleich zur Vorwoche
Trend-Warnungen: 'Buchungen für Samstag liegen 18 % unter dem 4-Wochen-Schnitt — Marketing-Aktion?'
KI-Prompts-Editor: ihr definiert, in welchem Ton und mit welchen Schwerpunkten die KI das Briefing schreibt
Statistiken werden in Echtzeit berechnet, keine nächtlichen Batch-Jobs. Daten werden 3 Jahre gespeichert. Export jederzeit möglich.
Gäste wählen Add-ons direkt beim Buchen im Widget — Champagner, Blumenstrauß, Menü-Überraschung
Team wird automatisch informiert welcher Tisch welche Extras gebucht hat — keine manuelle Übergabe
Zahlung sofort bei Buchung via Stripe — keine offenen Posten, keine Diskussionen am Tisch
Beliebige Extras anlegen: Name, Beschreibung, Foto, Preis — in unter 5 Minuten
Extras pro Bereich oder Anlass aktivierbar: Terrasse bekommt andere Optionen als Bar
Saisonale Extras: Muttertags-Strauss im Mai, Weihnachtsmenü im Dezember — zeitgesteuert
Mengen-Limit: 'Nur noch 3 verfügbar' — System sperrt automatisch nach Erreichen des Limits
Bundling: 'Romantik-Paket' = Champagner + Blumenstrauß + Kerze zu Kombipreis
Stripe-Integration nutzt Payment Intents mit automatischem Capture. PCI DSS Compliance durch Stripe. Eure Systeme speichern keine Kartendaten.
Buchungsbestätigung, Erinnerung, Stornierung — alle Nachrichten in eurem Ton, mit eurem Logo
Template-Editor im Dashboard: Texte ohne Programmierkenntnisse anpassen, Vorschau in Echtzeit
Mehrsprachige Vorlagen: Gäste erhalten Nachrichten automatisch in ihrer erkannten Sprache
Buchungsbestätigung: sofort nach Buchung — Zeit, Tisch, Personenzahl, Extras, Stornierungslink
Erinnerung 48h vorher: optional, mit Bestätigungs-Link ('Komme' / 'Muss absagen')
Erinnerung 24h vorher: Anfahrt oder Servicehinweise optional einblendbar
Stornierungsbestätigung: mit Rebooking-Angebot ('Alternativ-Termin gefällig?')
Bewertungsanfrage: nach Besuch — an Gäste mit Opt-in, mit eurem Google-Bewertungslink
Wartelisten-SMS: wenn Platz frei wird ('Ihr Wunschtermin ist frei — jetzt bestätigen: [Link]')
SMS via Twilio, E-Mail via SendGrid — EU-Routing, DSGVO-konform. Opt-out wird automatisch respektiert und protokolliert.
Fertige Restaurant-Landingpage aus dem Dashboard — Öffnungszeiten, Menü und Widget immer synchron
QR-Code Generator für Tischaufsteller, Visitenkarten und Flyer — druckfertig in einer Minute
Google Business, Instagram und Google Maps automatisch verknüpft — Reservierungsbutton überall
Fertige Restaurant-Seite über die im Dashboard erzeugte Restaurant-URL
Inhalt automatisch synchron mit Hey-Gastroline: Öffnungszeiten, Menü, Widget — keine doppelte Pflege
Live-Verfügbarkeit als Widget: freie Slots werden direkt auf eurer Seite angezeigt — kein zweistufiger Klick mehr
Buchungs-Widget direkt integriert: Gäste buchen ohne Umweg
Bewertungen von Google automatisch eingebettet — immer aktuell
Fotogalerie: Bilder hochladen, Seite entsteht automatisch
Eingebettetes Buchungs-Widget mehrsprachig — die Seiteninhalte pflegt ihr auf Deutsch
Landingpage mit 95+ PageSpeed-Score, WCAG 2.1 AA konform, Core Web Vitals optimiert.
Google Booking (Reserve with Google): Buchungen aus Google Maps und Google Search landen direkt im Dashboard
POS-Integration: Anbindung an Kassensysteme (auf Anfrage) für Umsatz-Sync und Tisch-Status-Sync
REST-API mit eigenen API-Keys: alle Hey-Gastroline-Daten und -Aktionen extern anbindbar
Google Booking / Reserve with Google: Aktivierung in 2 Klicks, Buchungen im selben Dashboard wie Widget
Instagram Reservations: Buchungs-Button im Instagram-Profil verlinkt direkt auf Hey-Gastroline-Widget
Google Business Profile: 'Jetzt reservieren' Button und Bewertungs-Sync automatisch konfiguriert
Bewertungs-Imports aus Yelp, TripAdvisor, OpenTable und Quandoo im selben Bewertungs-Hub
Marktplatz-Sync nur über Google — wir bauen keinen eigenen Marktplatz
API-Rate-Limit: 60 Requests/Minute pro Key, Burst auf 120 möglich. REST + JSON. OAuth2 für Multi-Standort-Setups auf Anfrage.
Rollenbasiertes Zugriffsystem: Service-Personal, Küche, Manager und Admin — jede Rolle sieht nur was sie braucht
Multi-Standort: mehrere Restaurants in einem Account — jeder Standort mit eigenem Team, eine gemeinsame Auswertung
Audit-Log: wer hat wann was geändert — lückenlose Nachverfolgung für Haftungsfragen
Admin: vollständiger Zugriff — Settings, User, Abrechnung, alle Statistiken
Manager: Buchungen, Gästeprofile, Statistiken — keine Settings, keine Kreditkarte
Service: Tagesansicht, Statusänderungen, Notizen — keine Preise, keine Admin-Bereiche
Küche: eigene Ansicht mit Allergien, Sonderwünschen und Extras — keine Kontaktdaten
Read-only: für Praktikanten oder externe Berater — nur Lesezugriff
Rollenprofile anpassbar: einzelne Berechtigungen pro Rolle konfigurierbar
Session-Management mit JWT, 24h Ablauf. SSO via Google Workspace auf Anfrage. Alle Login-Versuche werden protokolliert.
Vollständige Datenmigration: alle Gästeprofile, Buchungshistorien und Tischlayouts werden importiert
Team-Schulung in 90 Minuten: danach ist jeder in der Lage, das System selbständig zu bedienen
30 Tage Support nach Go-Live: telefonisch und per E-Mail, direkt mit dem Team das das System gebaut hat
Gästedatenbank: Alle Kontakte, Buchungshistorien, Preferences, VIP-Markierungen
Bestehende Reservierungen: zukünftige Buchungen werden übertragen — keine Lücke
Tischlayout: euer aktueller Tischplan wird in Hey-Gastroline nachgebaut
Öffnungszeiten & Pausen: alle Schließzeiten, Sonderöffnungszeiten werden übernommen
Widget-Integration: neues Widget ersetzt altes Quandoo/OpenTable-Widget auf eurer Website
Google & Instagram Reservations: Links werden automatisch auf neues Widget umgeleitet
Notfall-Migration bei Quandoo-Ausfall oder Datenleck: 24-Stunden-Service. Hotline täglich 8–22 Uhr.
Alle Daten — Gästeprofile, Buchungen, KI-Gespräche — liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland
Kein Verkauf von Gästedaten. Kein Marketing an eure Gäste ohne euer Wissen. Keine Quandoo-ähnliche Datenstrategie
DSGVO by Design für KI-Funktionen: KI-Anwendungen arbeiten mit pseudonymisierten Kontextpaketen statt direktem Zugriff auf Kundendaten
Kein US-Server, kein AWS ohne EU-Garantie, keine Drittland-Transfers
Backups: täglich, verschlüsselt, ebenfalls in der EU
Datenverschlüsselung: AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit
AI-Logs (KI-Telefonassistent-Transkripte): Standard 2 Jahre Retention, konfigurierbar auf 6 Monate
AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) nach DSGVO Art. 28 ist standardmäßig Teil des Vertrags. KI-Funktionen werden nach dem Prinzip Datenminimierung gebaut: pseudonymisierte Kontextpakete statt direktem KI-Zugriff auf Kundendaten.
Seht, welche Einstiegsversion zu eurem Restaurant passt.
Sichert euch Zugang und wir klären gemeinsam, welche Funktionen zuerst live gehen
sollten: Reservierung, Telefon, Bestellflow oder Migration.