Erste Schritte mit Hey-Gastroline
Vom ersten Login bis zur ersten Reservierung. Was ihr in den ersten 30 Minuten einrichtet — und in welcher Reihenfolge.
Willkommen bei Hey-Gastroline. Diese Anleitung führt euch durch die ersten 30 Minuten — vom Login bis zur Stelle, an der ihr eure erste echte Reservierung entgegennehmen könnt.
Wer das in der App lieber Schritt für Schritt durchklicken möchte: nach dem ersten Login startet automatisch unsere geführte Systemtour mit 18 Stationen. Sie zeigt euch jeden Bildschirm direkt vor Ort und ihr könnt jederzeit pausieren. Diese Hilfe-Seite ist die schriftliche Variante zum Nachlesen.
In welcher Reihenfolge ihr loslegt
Wir empfehlen genau diese Reihenfolge, weil jeder Schritt auf dem vorigen aufbaut:
- Restaurant-Stammdaten — Name, Adresse, Telefonnummer, Web-Adresse
- Öffnungszeiten — Tag für Tag, mit Pausenzeiten, Sondertagen, Feiertagen
- Tischplan — wie viele Tische habt ihr, in welchen Bereichen (Hauptraum, Terrasse, Privatraum)
- Reservierungs-Regeln — wie viel Vorlaufzeit braucht ihr, wie groß dürfen Gruppen werden
- Team-Zugänge — wer aus eurem Team bekommt einen Login, mit welchen Rechten
Stammdaten eintragen
Im Menü oben rechts findet ihr die Einstellungen. Tragt dort die Adresse eures Restaurants ein, eure aktuelle Telefonnummer und — wenn vorhanden — eure Website. Diese Daten erscheinen später automatisch in den SMS-Bestätigungen an eure Gäste, im Reservierungs-Widget und auf eurer Hey-Gastroline-Webseite (falls ihr die nutzt).
Tischplan aufbauen
Der Tischplan ist das Herz des Systems. Wechselt in den Planung-Modus (Schalter oben rechts im Tischplan-Bereich) und legt eure Räume an: Hauptraum, Terrasse, Privatraum. Bereiche zeichnet ihr als Polygone — ihr klickt einfach die Ecken ab. Tische zieht ihr per Maus aus der Palette in den Plan. Rund oder eckig, in der Größe anpassbar, drehbar.
Wer kein Designer ist: es muss nicht hübsch sein. Wichtig ist, dass die Tisch-Nummern stimmen und die Sitzplätze pro Tisch korrekt sind. Das System braucht das für die Verfügbarkeits-Berechnung — die optische Schönheit ist Bonus.
Wenn ihr fertig seid, wechselt zurück in den Service-Modus. Jeder Tisch wird jetzt in Echtzeit eingefärbt, wenn er belegt ist.
Öffnungszeiten und Sonderregeln
Im Menü „Öffnungszeiten” tragt ihr für jeden Wochentag eure regulären Zeiten ein. Pausen zwischen Mittags- und Abendservice sind möglich, ebenso komplett geschlossene Tage. Tragt auch Feiertage und Urlaubsphasen ein — das System sperrt automatisch alle Buchungen für diese Tage.
Wichtig: hinterlegt eure Vorlaufzeit. Wenn ihr nicht möchtet, dass jemand 5 Minuten vor Öffnung noch online bucht, stellt z. B. „mindestens 2 Stunden Vorlauf” ein.
Team-Zugänge
Unter „Benutzer” könnt ihr für eure Mitarbeitenden eigene Logins anlegen. Es gibt zwei Rollen:
- Mitarbeiter:in — kann Reservierungen ansehen, eintragen, ändern, Walk-Ins einbuchen, Status setzen
- Leitung — wie oben, plus Zugriff auf Einstellungen, Statistiken und Tarif-Verwaltung
Faustregel: wer im Service arbeitet, bekommt einen Mitarbeiter-Account. Wer für die Geschäftsführung verantwortlich ist, einen Leitungs-Account.
Bereit für die erste Buchung
Sobald Stammdaten, Öffnungszeiten und Tischplan stehen, ist euer System bereit. Ihr könnt jetzt:
- Manuell Reservierungen eintragen (Tagesansicht → „Neue Buchung”)
- Das Reservierungs-Widget auf eurer Website einbauen → siehe Buchungs-Widget einbauen
- Den KI-Telefonassistenten aktivieren (Add-on) → siehe KI-Telefonassistent einrichten
Nächster Schritt
Wenn ihr das Reservierungs-Widget auf eurer Website haben möchtet, lest weiter unter „Buchungs-Widget einbauen”. Wenn ihr direkt mit dem Tagesgeschäft starten wollt, springt zu „Reservierungen managen”.