KI-Telefonassistent einrichten
Den KI-Telefonassistenten aktivieren, Persona wählen und die Telefonanlage richtig einstellen — damit niemand mehr in der Schleife hängt.
Der KI-Telefonassistent ist ein Add-on, das eingehende Anrufe direkt entgegennimmt und Reservierungen für euch aufnimmt — Tag, Nacht, Ruhetag, und auch dann, wenn bei euch gerade niemand ans Telefon kann. So richtet ihr ihn ein.
Zwei Wege, wie der KI-Telefonassistent eure Anrufe übernimmt
Variante 1: Eure bestehende Telefonnummer bleibt — Anrufe werden weitergeleitet
Das ist die häufigste Lösung. Eure Telefonnummer auf Schaufenster, Visitenkarte und Website bleibt unverändert. In eurer Telefonanlage richtet ihr eine Weiterleitung auf die Hey-Gastroline-Nummer ein:
- Sofort weiterleiten: jeder Anruf geht direkt an den KI-Telefonassistenten
- Nach Klingeltönen weiterleiten: erst nach 1, 2 oder 3 Klingeltönen — wenn niemand bei euch drangeht, übernimmt die KI
Welche Variante die richtige ist, hängt von eurem Betrieb ab. Wer rund um die Uhr keine Anrufe verpassen möchte: sofort. Wer im Restaurant gern selbst noch rangeht, wenn gerade wenig los ist: nach 2-3 Klingeltönen.
Die genauen Einstellungen findet ihr in der Bedienungsanleitung eurer Telefonanlage. Bei Fragen helfen wir gern weiter.
Variante 2: Die Hey-Gastroline-Nummer wird zusätzlich beworben
Praktisch nur sinnvoll, wenn ihr ohnehin gerade eure Website oder Marketing-Materialien neu auflegt. Die Hey-Gastroline-Nummer erscheint dann als zusätzliche Reservierungs-Nummer auf eurer Website, eurem Google-Listing oder einem speziellen Reservierungs-Flyer.
Persona einstellen
Die KI hat eine Persona — eine Stimme, einen Namen und einen Tonfall. Beim ersten Einrichten oder jederzeit später in den Einstellungen:
- Stimme: weiblich oder männlich, mit unterschiedlichen Klangbildern. Hört euch die Demo-Aufnahmen an und wählt, was zu eurem Restaurant passt
- Name: kann frei gewählt werden (z. B. „Anna”, „Markus”, „Sophie”, „Lukas”). Die KI stellt sich am Anfang jedes Gesprächs mit diesem Namen vor
- Tonfall: förmlich („Guten Abend, hier ist Anna …”) oder locker („Hey, hier ist Anna …”) — passt das zu eurer Atmosphäre
Tipp: nehmt euch Zeit, einen Probe-Anruf zu machen. Es ist kein Aufwand, die Persona zu ändern, wenn euch beim ersten Hören etwas nicht gefällt.
Verhalten der KI konfigurieren
In den Einstellungen findet ihr mehrere Verhaltens-Schalter. Jeder Schalter ändert, wie die KI mit euren Gästen umgeht:
- Stammgast-Wiedererkennung — wenn die Telefonnummer bekannt ist, bietet sie den Lieblings-Sitzbereich aktiv wieder an
- Wiederholbestellung — wenn ihr Bestellungen über die KI annehmt: sie fragt bei bekannten Gästen, ob sie wieder dasselbe möchten
- Beschwerden weiterleiten — bei Anzeichen von Ärger improvisiert die KI nicht, sondern leitet sofort an euch weiter (standardmäßig aktiv)
- Bei Unsicherheit weiterleiten — wenn die KI an die Grenze ihrer Sicherheit kommt, übergibt sie statt zu raten (standardmäßig aktiv)
- Name-Verifikation bei fremder Nummer — wenn ein Gast von einer anderen Nummer aus storniert, fragt die KI Name und Datum ab — Schutz vor versehentlicher Fremd-Stornierung
Faustregel: lasst die zwei „weiterleiten”-Schalter aktiv. Damit verhindert ihr, dass die KI in unklaren Situationen falsche Antworten gibt.
Handoff-Nummer hinterlegen
Wenn die KI Anrufe übergibt (z. B. bei Beschwerden), braucht sie eine Nummer, an die sie weiterleiten kann. Tragt in den Einstellungen unter „Handoff” eure Restaurant-Nummer oder eine andere Erreichbarkeits-Nummer ein. Das ist die Person, an die der Gast in dem Moment durchgestellt wird.
DSGVO-Hinweis
Die KI nennt automatisch im zweiten Gesprächs-Turn einen Hinweis auf die Gesprächs-Aufzeichnung und ihre KI-Natur — das ist nach DSGVO Pflicht. Diesen Text könnt ihr nicht abschalten, aber leicht anpassen, wenn ihr ihn anders formulieren möchtet.
Erster Probe-Anruf
Nach dem Einrichten: ruft eure Restaurant-Nummer einmal selbst an (am besten von einer anderen Telefonnummer, damit die Stammgast-Wiedererkennung nicht reinfunkt) und macht eine Test-Reservierung. Die Buchung erscheint in eurer Tagesansicht mit der Quelle „KI-Telefonassistent” — ihr könnt sie danach einfach stornieren.
Nächster Schritt
Sobald der KI-Telefonassistent läuft: schaut weiter unter Reservierungen managen für das Tagesgeschäft.