Reservierungen im Tagesgeschäft managen

Das Dashboard ist das, was ihr im Tagesgeschäft am häufigsten benutzt. Hier laufen alle Buchungen zusammen — egal, ob sie über das Widget, den KI-Telefonassistenten oder manuell vom Service-Team eingegeben wurden.

Die drei Ansichten

Oben im Dashboard wechselt ihr zwischen drei Ansichten:

• Tagesansicht — alle Buchungen für heute, sortiert nach Uhrzeit. Gut für die Service-Übersicht zwischen Schichten
• Tischplan — euer Restaurant in der Vogelperspektive, jeder Tisch in seiner Status-Farbe. Gut, wenn ein Gast hereinkommt und ihr schnell sehen wollt, welcher Tisch frei ist
• Wochenansicht — alle Buchungen der nächsten 7 Tage als Übersicht. Gut für die Personalplanung

Welche Ansicht ihr nutzt, ist Geschmackssache. Viele Service-Teams arbeiten mit der Tagesansicht während der Schicht und springen bei Walk-Ins kurz in den Tischplan.

Drag & Drop: Reservierungen verschieben

Ein Gast kommt nicht um 19:00, sondern um 19:30? Eine 4er-Gruppe will jetzt doch lieber den Fensterplatz statt der Bar?

Beides geht per Drag & Drop:

• Zeit verschieben: in der Tagesansicht die Reservierung mit gehaltener Maustaste auf die neue Uhrzeit ziehen
• Tisch wechseln: im Tischplan oder in der Tagesansicht die Reservierung auf einen anderen Tisch ziehen. Das System prüft dabei sofort, ob der neue Tisch verfügbar ist und ob die Gruppe reinpasst — Konflikte werden direkt angezeigt

Faustregel: einmal ziehen reicht. Bestätigung kommt automatisch per SMS an den Gast, wenn ihr das in den Einstellungen aktiviert habt.

Status setzen

Jede Reservierung durchläuft typischerweise diese Stationen:

1. Bestätigt — Buchung ist eingetragen, Bestätigungs-SMS ist raus
2. Sitzt — der Gast ist im Restaurant und am Tisch
3. Fertig — der Gast hat gezahlt und das Restaurant verlassen

Den Status setzt ihr per Klick auf die Reservierung. Das ist wichtig, weil:

• Der Tisch im Plan ändert seine Farbe und ihr seht auf einen Blick die Auslastung
• Die Statistik zählt richtige Werte (No-Show-Rate, durchschnittliche Verweildauer, Auslastung pro Service)
• Bei No-Show baut sich automatisch der Risk-Score auf — der spätere Buchungen dieser Person beeinflusst

Walk-In direkt eintragen

Ein Gast kommt ohne Reservierung herein. Im Tischplan einfach den freien Tisch antippen → „Walk-In eintragen” → Personenzahl angeben. Optional Name und Telefonnummer, falls vorhanden.

Der Walk-In erscheint sofort in der Tagesansicht und im Tischplan, der Tisch wechselt seine Farbe.

Stornierung bearbeiten

Wenn ein Gast absagt:

1. Reservierung in der Tagesansicht oder im Tischplan öffnen
2. Auf „Stornieren” klicken
3. Optional einen Grund hinterlegen (für eure Statistik)

Sobald die Stornierung gespeichert ist, prüft das System automatisch eure Warteliste: gibt es einen passenden Gast (gleiche Personenzahl, gleicher Zeit-Slot), wird er sofort per SMS benachrichtigt. Wenn er nicht reagiert, rückt der Nächste nach. Ihr müsst nichts manuell tun.

Wartelisten-Eintrag eintragen

Wenn ein Gast anruft und ihr ausgebucht seid: tragt ihn in die Warteliste ein (Tagesansicht → „Warteliste” → „Gast eintragen”). Sobald jemand storniert, geht die SMS automatisch raus.

Schicht-Übergabe

Vor Schichtende empfehlen wir:

• Tischplan in den Service-Mode wechseln (Übersicht über alle aktiven Tische)
• Reservierungen, die noch nicht angekommen sind, kurz prüfen
• Bei Stamm­gästen, die noch fehlen, ggf. einen freundlichen Anruf

Das ist nicht zwingend nötig — aber gut für eure No-Show-Rate.

Tipp aus der Praxis

Die meisten Restaurants drucken sich am Anfang noch eine Tagesliste aus. Das funktioniert. Aber: Drag & Drop bei kurzfristigen Änderungen ist deutlich schneller als handschriftliche Korrekturen. Nach 2-3 Tagen merken die meisten Teams, dass sie nicht mehr drucken müssen.

Nächster Schritt

Wenn ihr No-Shows reduzieren wollt, geht weiter zu No-Show-Schutz aktivieren.