No-Show-Schutz aktivieren

No-Shows kosten Geld: ein nicht erschienener Vierertisch ist im Schnitt 100–150 € weniger Umsatz pro Service. Hey-Gastroline hat drei Mechanismen, die euch dabei helfen, das zu reduzieren — alle drei sind einstellbar und ihr entscheidet, wie streng ihr werdet.

Wie der Risk-Score funktioniert

Jeder Gast bekommt automatisch einen Risk-Score zwischen 0 und 100. Dieser Score sagt: wie wahrscheinlich ist es, dass diese Person heute nicht erscheint?

Wichtig zu wissen: neue Gäste starten bei 0. Wer zum ersten Mal bei euch reserviert, ist nicht automatisch verdächtig. Der Score baut sich erst auf, wenn:

• der Gast schon mal bei euch nicht erschienen ist (das gewichtet am stärksten)
• der Gast öfters storniert, als er kommt
• der Gast Reservierungen kurzfristig umbucht

Stammgäste mit guter Historie bekommen sogar einen Bonus und landen unter 10 — auch wenn sie mal verhindert sind.

Der Score wird täglich um 03:30 Uhr neu berechnet und außerdem sofort aktualisiert, sobald ein No-Show eintritt.

SMS-Reminder einstellen

Die schnellste Maßnahme gegen No-Shows: pünktlich erinnern. Standardmäßig schickt Hey-Gastroline zwei SMS:

1. Sofort nach der Buchung — Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Anzahl Personen und einem Storno-Link für den Fall, dass etwas dazwischenkommt
2. 24 Stunden vorher — Erinnerung, mit der Möglichkeit zu bestätigen oder kostenlos zu stornieren

Beide SMS werden standardmäßig auf Deutsch verschickt; hat der Gast im Reservierungs-Widget eine andere Sprache gewählt, kann die SMS dieser folgen.

In den Einstellungen unter „SMS-Vorlagen” könnt ihr die Texte anpassen — aber Vorsicht: die Standard-Texte sind A/B-getestet auf 94 % Bestätigungs-Rate. Wer ändern will, sollte vorsichtig optimieren, nicht radikal umschreiben.

Stripe-Vorautorisierung (optional)

Das ist das schärfste Werkzeug: bei Gästen mit hohem Risk-Score blockiert ihr eine Kreditkarte für einen Betrag pro Person (z. B. 20 € pro Person), den ihr erst dann abbucht, wenn der Gast tatsächlich nicht erscheint.

So aktiviert ihr es:

1. In den Einstellungen → „No-Show-Schutz”
2. „Stripe-Vorautorisierung” einschalten
3. Schwellwert festlegen (Standard: 70/100). Erst ab diesem Score wird die Pre-Auth ausgelöst
4. Betrag pro Person festlegen
5. No-Show-Gebühr aktivieren — damit ihr im Ernstfall den Betrag wirklich abbuchen dürft

Wichtige Punkte:

• Die Pre-Auth wird nur bei Gästen mit Score ab dem Schwellwert ausgelöst — nicht bei jedem. Eure Stammgäste mit niedrigem Score sehen die Kreditkarten-Abfrage gar nicht
• Der Betrag wird nur gesperrt, nicht abgebucht. Erscheint der Gast, wird die Sperre wieder aufgehoben — er sieht keinen Cent Abzug auf seiner Karte
• Wenn ein Gast wirklich nicht kommt: ihr bestätigt im Dashboard mit einem Klick, das System bucht den Betrag automatisch ab
• Streit-Fall: alle Pre-Auth-Anforderungen werden mit der Buchung dokumentiert — der Gast hat dem zugestimmt, bevor die Reservierung abgeschlossen wurde

Faustregel: erst mit SMS-Reminder anfangen, ein paar Wochen messen, dann Pre-Auth dazu schalten — und mit hohem Schwellwert beginnen (z. B. 75), nicht zu aggressiv.

Schwellwert wählen

Der Standard ist 70/100. Was bedeutet das praktisch?

• 70: Pre-Auth bei Gästen mit ungefähr 2-3 dokumentierten No-Shows in der jüngeren Vergangenheit. Mittel-streng.
• 50: schon bei einem No-Show in den letzten Monaten. Streng — kann auch mal Gäste treffen, die einmalig verhindert waren
• 85: sehr nachsichtig, Pre-Auth nur bei wirklich notorischen No-Show-Gästen mit langer Historie

Tipp: schaut nach den ersten 4 Wochen in eure Statistik, wie viele Pre-Auths tatsächlich ausgelöst wurden. Wenn keine: Schwellwert runter. Wenn zu viele Gäste sich beschweren: Schwellwert hoch.

Was passiert, wenn jemand mit hohem Score reserviert?

• Beim Buchen über das Widget: Eingabefeld für Kreditkarte erscheint zusätzlich
• Beim KI-Telefonassistenten: er sagt dem Gast, dass eine Kreditkarte zur Bestätigung nötig ist, und schickt einen Pay-by-Link per SMS
• Bei manueller Buchung durch euer Team: ihr seht eine Warnung mit dem Score und könnt entscheiden, ob ihr Pre-Auth manuell verlangt

Nächster Schritt

Damit ihr eure Daten datenschutzkonform behandelt, geht weiter zu DSGVO und Gastdaten.