Gäste-Stammdaten
- Vorname, Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (mit Ländervorwahl)
- SMS-/E-Mail-Opt-in-Status
- Sprache des Gastes (falls dokumentiert)
- Stammgast-Markierung / VIP-Flag
Quandoo-Wechsel · Daten-Export
Eure Quandoo-Daten retten.
Eure Quandoo-Daten retten.
Sechs Schritte, 15 Minuten.
Bis zum 31. Dezember 2026 sind die Quandoo-Restaurant-Dashboards noch erreichbar — danach ist Schluss. Wer keine eigene Kopie eurer Gäste-Datenbank und Buchungshistorie hat, verliert alle Stammgast-Informationen: Namen, Telefonnummern, Notizen, Allergien, Buchungs-Häufigkeit, No-Show-Quoten. Diese Anleitung führt euch durch den CSV-Export — Schritt für Schritt.
Hinweis zur Aktualität: Quandoo dokumentiert den CSV-Export öffentlich
nicht im Detail. Diese Anleitung basiert auf Migrations-Erfahrungen mit Quandoo-Kunden
bis Mai 2026 — die Button-Bezeichnungen können sich bei Quandoo-Updates ändern. Wenn ihr
irgendwo hängen bleibt: schreibt uns eine E-Mail, wir helfen live durch die Quandoo-UI.
- 1
Quandoo-Restaurant-Dashboard aufrufen
Login auf eurem Quandoo-Restaurant-Account (in der Regel
partners.quandoo.comoderquandoo.de/business— je nachdem, ob ihr noch eingeloggt seid). Falls ihr eure Zugangsdaten nicht zur Hand habt: Passwort-Reset über die offiziellen Quandoo-Kanäle anfordern, solange das Restaurant-Dashboard noch erreichbar ist. - 2
Reiter „Gäste" oder „Reservierungen" öffnen
Im Quandoo-Restaurant-Dashboard findet ihr in der Hauptnavigation einen Bereich für Gäste-Daten oder Reservierungs-Historie. Der genaue Wording variiert nach Plan-Variante: bei Basic-Konten heißt der Tab oft „Gästebuch", bei Standard und Professional „CRM" oder „Gäste-Management".
- 3
Filterzeitraum auf „Komplette Historie" setzen
Standardmäßig zeigt Quandoo nur die letzten 30 oder 90 Tage. Ihr braucht aber alle Daten — also den maximalen Zeitraum wählen (bei den meisten Quandoo-Konten heißt das „Alle anzeigen" oder „Alle Zeiträume" im Datumsfilter).
- 4
Export-Button suchen — meist als „CSV exportieren" oder Download-Icon
Der Button ist je nach Plan unterschiedlich platziert. Häufige Stellen: oben rechts neben Such-/Filter-Leiste, oder unten in einer Aktionsleiste, oder in einem Drei-Punkte-Menü pro Tabelle. Falls ihr ihn nicht findet: in den Allgemeinen Einstellungen unter „Daten & Datenschutz" gibt es bei manchen Quandoo-Plänen einen DSGVO-Datenexport-Bereich (Art. 20 DSGVO).
- 5
CSV herunterladen + auch JSON/Excel anfordern (falls verfügbar)
Quandoo bietet je nach Plan CSV, Excel und teilweise JSON. Ladet alle verfügbaren Formate runter — manche Hey-Gastroline-Migrations-Tools können mit JSON sauberer arbeiten als mit CSV (besonders bei Notizen mit Sonderzeichen, Allergien und Emoji-Markierungen).
- 6
Datei an Hey-Gastroline-Migrations-Team schicken
Per E-Mail an
info@hey-listen.aioder direkt im Onboarding-Wizard hochladen. Wir prüfen die Datei innerhalb von 24 Stunden auf Vollständigkeit, mappen die Quandoo-Felder auf Hey-Gastroline und melden uns mit der Migrations-Zeitplanung zurück.
Was im Export drin sein sollte
Diese Felder gehören in eure Quandoo-CSV.
Wenn euer Export weniger als das hier enthält: Quandoo-Support kontaktieren und Vollexport via DSGVO Art. 20 (Datenportabilität) anfordern.
Buchungshistorie pro Gast
- Anzahl der Buchungen insgesamt
- Datum der letzten Buchung
- Durchschnittliche Personenzahl pro Buchung
- Bevorzugter Tisch (falls dokumentiert)
- No-Show-Quote / Anzahl No-Shows
- Storno-Quote
Notizen & Sonderwünsche
- Freitextnotizen pro Gast (Team-Notizen)
- Allergien und Unverträglichkeiten
- Sonderwünsche („ruhiger Tisch", „Kindersitz")
- Anlass-Markierungen (Geburtstag, Jahrestag)
- Hinweise zur Diet (vegetarisch, vegan, halal)
Zukünftige Buchungen
- Alle Buchungen vom Export-Tag bis 30.09.2026
- Mit Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Tisch
- Status (bestätigt, in Anfrage, storniert)
- Anlass / Sonderwunsch zur Buchung
- Quelle (Widget, Google-Reserve, App)
- Zahlungs-Status falls Stripe Pre-Auth aktiv
Stolpersteine
Drei Fehler, die wir bei Quandoo-Exports öfter sehen.
Zu kurzer Zeitraum gewählt
Wenn der Filter auf „letzte 90 Tage" steht, fehlt euch die wertvolle Stammgast-Historie. Quandoo zeigt das in der UI oft nicht prominent. Lösung: Datumsbereich auf „seit Anfang Zusammenarbeit" stellen — wenn der Bereich nicht klickbar ist, manuell ein altes Startdatum (z.B. 01.01.2018) eintippen.
Notizen in der CSV-Spalte abgeschnitten
Quandoo schneidet Freitext-Notizen bei manchen Plänen auf 250 Zeichen ab. Wenn ihr lange Allergie- oder Team-Notizen habt: gleichzeitig die JSON-Version anfordern (falls verfügbar) oder eine zweite Export-Variante „Vollständige Gäste-Profile" wählen, falls Quandoo das anbietet.
Sonderzeichen in Umlauten falsch kodiert
Quandoo-Exports kommen manchmal in Windows-1252 statt UTF-8. Wenn euer Datei dann „Müller" als „Müller" zeigt: in Excel die Datei nicht direkt öffnen, sondern mit „Daten importieren" → Zeichensatz „UTF-8" auswählen. Bei der Hey-Gastroline-Migration kümmern wir uns automatisch um die Konvertierung — ihr braucht nichts machen.
Falls der Self-Service-Export nicht reicht
DSGVO Art. 20 — euer Recht auf Datenportabilität.
Solltet ihr trotz Self-Service-Export nicht alle Daten bekommen oder Quandoo eine Export-Funktion verweigern: ihr habt nach DSGVO Art. 20 einen rechtlichen Anspruch auf Datenportabilität in einem „strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format". Quandoo muss dem nachkommen — innerhalb von einem Monat.
Schreibt eine formelle E-Mail an Quandoo (Adresse bei Bedarf aus der Quandoo-Datenschutzerklärung
— meist dpo@quandoo.com) mit dem Wortlaut:
„Hiermit fordere ich gemäß Art. 20 DSGVO die Übermittlung aller mich
betreffenden Daten (Gäste-Stammdaten, Buchungshistorie, Notizen) in einem maschinenlesbaren
Format an. Frist: 30 Tage."
Bei Problemen kontaktiert uns — wir haben Vorlagen und Eskalationswege, weil wir den Quandoo-Datenexport-Prozess bei vielen Migrationen begleitet haben.
Wir helfen beim Export — wenn ihr stecken bleibt, sind wir live dabei.
Per Screen-Share durchgehen, in unter 30 Minuten habt ihr eure Daten.