Rebooking & Warteliste
Zwei verschiedene Mechanismen, die freie Tische automatisch wieder besetzen: die Warteliste reagiert auf Stornierungen, die Rebooking-Engine reaktiviert inaktive Stammgäste.
Zwei Mechanismen, ein Ziel
In Hey-Gastroline gibt es zwei eigenständige Mechanismen, die unbesetzte Tische automatisch wieder vergeben. Sie sollten nicht verwechselt werden, weil sie unterschiedlich getriggert werden und andere Gäste ansprechen:
| Warteliste | Rebooking-Engine | |
|---|---|---|
| Auslöser | Eine konkrete Stornierung trifft ein | Täglicher Cron-Lauf (10:00 Uhr) |
| Empfänger | Der erste passende Wartelisten-Gast (FIFO) | Bis zu 50 inaktive Stammgäste pro Lauf |
| Slot | Konkretes Datum + Uhrzeit der stornierten Buchung | Kein konkreter Slot — der Gast soll sich selbst einen aussuchen |
| Rechtsgrundlage | Aktiver Wartelisten-Eintrag (Vertragsanbahnung) | Marketing-Consent + Rebooking-Opt-In |
| Zeitlimit | Buchungs-Lease (Default 10 Minuten), dann rückt der Nächste nach | Kein Zeitlimit |
Warteliste — die Reaktion auf Stornierungen
Wenn ein Gast storniert, prüft das System automatisch innerhalb von Sekunden die Warteliste:
- Wartelisten-Einträge mit passender Gruppen-Größe und Zeit-Slot werden gefiltert
- Genau ein Gast wird ausgewählt — standardmäßig nach FIFO (Eintragungs-Reihenfolge). Wer Stammgäste bevorzugen möchte, kann die KI-Priorisierung aktivieren (≥ N Besuche, 0 No-Shows zuerst).
- Der ausgewählte Gast bekommt eine SMS mit Direkt-Buchungs-Link und einer Wartefrist (konfigurierbar pro Restaurant, technischer Lease 10 Minuten)
- Reagiert er nicht innerhalb der Frist, läuft der Lease ab und der nächste FIFO-Gast wird angeschrieben
Es gibt kein paralleles Anschreiben an mehrere Gäste, kein „Top-3-Race”. Wer zuerst auf der Warteliste steht und passt, bekommt den Slot zuerst angeboten.
Voraussetzungen für die Warteliste
- Aktive Warteliste-Einträge — ohne Anwartende ist Wiederbesetzung nicht möglich. Hey-Gastroline pusht Widget-Anfragen, die aus Kapazitätsgründen abgewiesen werden mussten, automatisch in die Warteliste.
- SMS-Consent des Wartelisten-Gastes
- Optional KI-Priorisierung — pro Restaurant aktivierbar, sonst FIFO
Rebooking-Engine — die Reaktivierung inaktiver Stammgäste
Die Rebooking-Engine ist unabhängig von Stornierungen. Sie läuft täglich um 10:00 Uhr als Cron und richtet sich an Gäste, die seit einer einstellbaren Inaktivitäts-Schwelle (Default-Wert konfigurierbar pro Restaurant, typisch ~90 Tage) nicht mehr da waren.
Kriterien, damit ein Gast angeschrieben wird:
- Mindestanzahl früherer Besuche (
rebookingMinVisits, einstellbar) - Letzter Besuch älter als
rebookingInactiveDays - Aktiver Marketing-Consent + aktives Rebooking-Opt-In
- Cooldown abgelaufen (Default 30 Tage seit letzter Wiedereinladung)
- Monatliches SMS-Versand-Limit pro Restaurant noch nicht ausgeschöpft
Jeder Gast bekommt seine eigene, personalisierte SMS mit eigenem Buchungs-Link. Kein paralleles Race, kein „wer zuerst klickt”. Bis zu 50 Gäste pro Restaurant und Tag.
Optional „Smart Rebooking”: Die KI erkennt das typische Buchungsmuster eines Stammgastes (Wochentag, Uhrzeit, Lieblingstisch) und schlägt direkt einen konkreten freien Termin vor.
Was Rebooking nicht ist
- Keine Bestrafung des stornierenden Gastes — der hat ja abgesagt, das ist gewünschtes Verhalten
- Kein Last-Minute-Rabatt — Wiederbesetzungen laufen zum normalen Preis
- Kein Ersatz für aktive No-Show-Prävention — besser den Storno verhindern als ihn schnell wiederzuvergeben
- Kein generischer Massen-Versand — nur Gäste mit dokumentiertem Consent werden angeschrieben
In Hey-Gastroline
Beide Mechanismen sind Standard-Funktionen ab Plus-Tarif. Details: Warteliste & Rebooking im Produkt. Weitere SMS-Workflows: SMS-Kommunikation.
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